Aide sur Excel I
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Mémento réalisé D’APRES Etienne CHOUARD _______________________________________________________
Organiser un brouillon avant de commencer à travailler sur machine
• Repérer ce qui doit être saisi en limitant au maximum cette saisie (dangereuse, source de lenteur et d’erreurs) et en prévoyant tous les contrôles imaginables sur cette saisie et toutes les assistances (messages et consignes).
• Repérer tout ce qui peut être calculé, en paramétrant les calculs au maximum de façon à éviter les tâches de maintenance qui imposent de toucher aux formules.
• si des tables de référence sont nécessaires, essayer de les centraliser dans un classeur externe, pour faciliter les mises à jour et éviter les erreurs.
• Placer les totaux et autres informations de synthèse en tête, dans des volets figés, pour les garder toujours sous les yeux.
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Saisir des valeurs de base (chiffres et lettres)
Sélectionner une cellule, puis simplement taper ce qu’elle doit afficher, puis ENTRÉE.
Nota : n’ayez pas peur d’utiliser Entrée : sous Excel, ce n’est pas comme sous Word, vous n’ajoutez pas une ligne en tapant Entrée…
Remarque : pendant que vous tapez le contenu d’une cellule, tant que vous n’avez pas validé (avec Entrée), la plupart des menus sont indisponibles : par exemple, Format, Cellule, Nombre est incomplet : seule la police est réglable...
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Saisir une DATE
Pour que Excel puisse faire des calculs sur une date saisie, et pour qu’il puisse également permettre de jouer sur la forme des dates, il faut qu’il ait bien compris que la cellule contient une date : c’est à la saisie qu’on le précise : il faut utiliser les bons séparateurs de date, quel que soit le format de date choisi plus tard !
Le séparateur de saisie de date est le slash / (divisé par) ou le tiret - (besoin très fréquent)
Le séparateur de saisie entre les heures et les minutes est le signe "deux-points" : (besoin plus rare)
Par exemple, pour saisir dimanche 7 avril 2002, si je suis en 2002, je dois taper 7/4 Entrée ou bien 7-4 Entrée... (pas besoin de taper l’année, si c’est l’année en cours).
Pour saisir 9h, je dois taper 9:00 Entrée.
Et c’est ensuite par un Format personnalisé que je vais changer l’apparence de cette date.
Nota : pour être sûr qu’une cellule ne va contenir que des dates valides, on peut utiliser Données, Validation, Onglet Options... Autoriser Date... et ainsi contraindre l’opérateur de saisie à éviter les dates farfelues.
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Saisir des textes qui commencent par un opérateur arithmétique ( + - * / …)
Commencer la saisie par une apostrophe ’
L’apostrophe invalide toute expression calculable et affiche la cellule comme un simple texte.
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Vider une cellule
Touche SUPPR ( Del )
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Modifier une cellule (clavier)
Touche F2
Cette précieuse touche passe en mode Édition, c’est-à-dire Correction, partout dans Windows : sur les noms de fichiers ou les noms de dossiers, dans l’Explorateur ou dans les boîtes Ouvrir et Enregistrer, sur les contrôles de formulaires ou d’état sous Access, partout !...
Pour récupérer le fonctionnement normal des flèches (changer de cellule et non plus passer aux caractères voisins), presser F2 à nouveau (malheureusement, aucun signe à l’écran ne dit si on est en mode Édition ou pas).
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Se déplacer : écrans vers le bas, écrans vers le haut (souris)
Clics sur zone grise, au-dessus ou au-dessous de l’ascenseur à droite.
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Se déplacer : écrans vers le bas, écrans vers le haut (clavier)
PGPR, PGSV (PgUp, PgDn) (touches placées à droite des touches Entrée et FIN).
Les déplacements simples se font avec les FLÈCHES, précises mais LENTES.
C’est pourquoi il faut absolument connaître deux touches essentielles qui déplacent par "paquet de lignes", un écran (une "page") ou un demi-écran à la fois, selon les cas. Leur nom est mystérieux parce qu’il n’est pas gravé sur les claviers (c’est idiot c’est vrai, mais on n’y peut pas grand chose, à part écrire soi-même le nom des touches au feutre sur le clavier...) : elles s’appellent "Page Up" et "Page Down", ou en français "Page Précédente" et "Page Suivante", soit en abrégé PgUp PgDn ou PgPr PgSv.
Ces touches sont à la fois rapides et précises (compte tenu de leur vitesse).
À connaître absolument. Utiles dans TOUS les logiciels, TOUS LES JOURS !...
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Se déplacer : écrans vers la droite écrans vers la gauche (souris)
Clics sur zone grise, à gauche et à droite de l’ascenseur en bas.
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Se déplacer : écrans vers la droite écrans vers la gauche (clavier)
ALT + PGPR, ALT + PGSV (ALT+PgUp, ALT+PgDn)
Très utile dans les grands tableaux !!!
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Se déplacer : Début de ligne, Fin de ligne (souris)
Glisser sur l’ascenseur jusqu’à gauche ou jusqu’à droite.
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Se déplacer : Début de ligne (clavier)
ORIGINE (Home) (touche au dessus de FIN)
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Se déplacer : bloc suivant / précédent (souris)
Double clic sur le bord de la cellule de départ, du côté où l’on veut aller.
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Se déplacer : bloc suivant / précédent (clavier)
CTRL + FLÈCHE dans le sens où l’on veut aller
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Se déplacer : Feuille suivante / précédente (souris)
Clic sur l’onglet de la feuille voulue, en bas de l’écran, ou sur l’outil "Feuille suiv/préc".
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Se déplacer : Feuille suivante / précédente (clavier)
CTRL + PGPR, CTRL + PGSV (CTRL+PgUp, CTRL+PgDn)
Très utile dans les classeurs multi feuilles !!!
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Se déplacer : Début feuille / fin feuille
CTRL + ORIGINE Très utile !!! ,
CTRL + FIN
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Se déplacer rapidement : touche d’accès direct (clavier)
F5 adresse Entrée ou F5 nom de cellule Entrée F5 Entrée revient au dernier point sélectionné !!!! Très utile !!!
Astuce importante dans les grands tableaux : juste après une grande sélection ou une grande recopie, il faut connaître ENTRÉE et surtout MAJ+ENTRÉE pour se déplacer instantanément aux quatre coins de l’immense sélection, sans perdre la sélection !
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Se déplacer rapidement : accès direct avec la souris
Clic sur la flèche de la zone Nom (en haut de l’écran, à gauche de la barre de formule, juste au dessus des cellules), puis clic sur un nom. Nota : les noms calculés n’apparaissent malheureusement pas dans cette liste, mais on peut les taper à la main, et en validant avec Entrée, les cellules nommées apparaissent en surbrillance (sélectionnées).
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Régler les déplacements automatiques avec la touche Entrée (menu)
Outils, Options, onglet Modification, Déplacer la sélection après validation… et Sens…
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Sélectionner des cellules jointes (souris)
Glisser sur les cellules avec le pointeur "grosse croix blanche".
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Sélectionner des cellules jointes (clavier)
MAJ + FLÈCHES Très utile !!!
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Sélectionner rapidement une immense zone (tout le tableau à partir de la ligne 3, par exemple) (clavier)
Sélection du point de départ (cellule ou ligne ou colonne) puis CTRL + MAJ + FLÈCHES Très utile !!!
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Sélectionner des cellules disjointes (souris)
CTRL + CLICS ou CTRL + GLISSADES L’utilisation de CTRL est essentielle pour sélectionner des PLAGES (groupes, domaines, blocs, zones) DISJOINTES.
Nota : malheureusement, avec Excel, on ne peut pas RETIRER de cellules à une sélection disjointe : si on a cliqué sur une mauvaise cellule par mégarde, il faut recommencer la sélection disjointe au début...
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Sélectionner des lignes entières (souris)
Glisser sur les numéros de lignes (à gauche de l’écran).
Sélectionner des colonnes entières (souris)
Glisser sur les numéros de colonnes (en haut de l’écran).
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Sélectionner tout le tableau (souris)
Clic en haut à gauche, au-dessus des numéros de lignes et à gauche des numéros de colonnes.
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Sélectionner des lignes entières (clavier)
MAJ + ESPACE, puis MAJ + FLÈCHE BAS ou MAJ + FLÈCHE HAUT _______________________________________________________
Sélectionner des colonnes entières (clavier)
CTRL + ESPACE, puis MAJ + FLÈCHE DROITE ou MAJ + FLÈCHE GAUCHE
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Sélectionner tout le tableau (clavier)
CTRL + A (A comme All)
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Régler le problème des dièses ################# à l’affichage
Élargir la colonne (en glissant sur le bord droit de son numéro de colonne),
ou réduire la taille de la police,
ou diminuer le nombre de décimales...
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Insérer / Supprimer une colonne entière, ou une ligne (souris)
Clic droit Insérer ou Clic droit Supprimer sur le numéro de la ligne ou de la colonne. Raccourcis très utiles : CTRL + (contrôle plus) pour insérer, et CTRL - (contrôle moins) pour supprimer.
Remarque : toutes ces commandes insèrent selon la sélection : par exemple, si on a sélectionné 10 lignes, CTRL + insère 10 lignes. _______________________________________________________
Insérer / Supprimer une colonne entière, ou une ligne (clavier)
Sélection puis CTRL + + ou CTRL + - (Ctrl plus ou Ctrl moins du pavé numérique).
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Insérer / Supprimer une colonne entière, ou une ligne (menu)
Insertion, Ligne ou Colonne ou Edition Supprimer
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Créer un nouveau classeur
CTRL + N
Fichier Nouveau si vous voulez choisir un autre modèle que le modèle par défaut.
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Contrôler l’orthographe (menu)
Outils, Orthographe (F7)
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Changer le facteur de zoom à l’écran (menu)
Affichage, Zoom…
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Changer le facteur de zoom à l’écran (souris)
Il y a plusieurs façons d’utiliser l’outil Zoom de la barre d’outils :
• cliquer sur la flèche de l’outil Zoom et cliquer sur un taux prédéfini.
• cliquer sur l’outil Zoom, taper un nouveau taux et Entrée.
• sélectionner quelques cellules et choisir le Zoom Sélection qui calcule le meilleur taux de Zoom pour ne montrer que la sélection, avec les caractères les plus gros possibles.
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Figer les volets (menu)
Figer les volets consiste à réserver une place de l’écran pour afficher en permanence les titres des grands tableaux, pendant les défilements vers le bas et vers la droite, ce qui assure une bonne lisibilité des nombres éloignés des titres.
Sélectionner le coin haut gauche de la zone non figée, puis lancer la commande Fenêtre, Figer les volets.
Nota : la position du pointeur AVANT de lancer la commande détermine la réussite de l’opération : il faut cliquer sur UNE cellule placée à la fois à droite des colonnes à figer, et au dessous des lignes à figer.
En cas d’échec, il suffit de lancer Fenêtre, Libérer les volets, de sélectionner une autre cellule, puis de relancer Fenêtre, Figer les volets...
Nota : les "volets" ne concernent que l’écran.
Pour fixer les titres sur papier, il faut utiliser une autre commande : Fichier, Mise en page, onglet Feuille...
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Afficher ou masquer la barre de formule pour dévoiler le véritable contenu de la cellule
On peut masquer la barre de formule pour gagner de la place à l’écran, ou pour simplifier cet écran quand cette ligne n’est pas nécessaire.
Affichage, Barre de Formule… ALT A, F
Nota : si vous avez ajouté à une barre d’outils l’outil Afficher tout (qui supprime d’un coup tous les filtres éventuels), sa lettre d’appel rapide (A) vient en conflit avec le A de la commande Affichage du menu principal... ce qui fait que ALT A n’a plus d’effet...
Il est alors conseillé de changer la lettre raccourci de l’outil Afficher tout (ou de la supprimer carrément si vous n’appelez jamais l’outil Afficher tout avec le clavier) :
clic droit, Personnaliser sur la barre d’outils, puis clic droit sur l’outil Afficher tout, puis supprimer ou déplacer l’esperluette & dans son nom.
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Afficher ou masquer les numéros de lignes et de colonnes (à l’écran)
On peut masquer les numéros des lignes et des colonnes pour gagner de la place à l’écran, ou pour simplifier cet écran quand ces numéros ne sont pas nécessaires.
Outils, Options, onglet Affichage, En-têtes de ligne et de colonne… Comme d’habitude, si vous avez à le faire souvent, il vaut mieux repérer les lettres soulignées et utiliser le clavier :
tapez ALT et, pendant que ALT est enfoncée, tapez O O N, puis Entrée.
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Répéter la dernière recherche /
répéter la dernière commande (clavier)
Pour les actions répétitives, il est très commode de connaître la procédure suivante, valable aussi bien sous Word que sous Excel :
1. Lancer une première recherche (avec CTRL F ou Edition Rechercher…)
2. Lancer la commande (unique) qui devra ensuite être répétée.
3. Utiliser le raccourci MAJ F4 pour répéter la dernière recherche...
4. Utiliser F4 pour répéter la dernière commande, après contrôle visuel que c’est bien nécessaire...
5. etc : MAJ F4 (contrôle) F4, MAJ F4 (contrôle) F4, MAJ F4 (contrôle) F4…
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Personnaliser une barre d’outils (souris)
Clic droit Personnaliser sur n’importe quelle Barre d’outils puis cliquer sur l’onglet Commandes,
puis glisser l’outil voulu vers la Barre voulue : elle doit être affichée, et il faut voir le point d’insertion (gros trait noir vertical) pendant la glissade pour que ça fonctionne.
Astuce : on n’y pense pas naturellement, mais on y a droit et ça permet de gagner de la place : on peut glisser un outil à droite du menu général, dans la zone grise, plus ou moins grande suivant la résolution de votre écran.
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Afficher des numéros ou des lettres dans les titres des colonnes d’Excel : ABCDEFGHI ou 123456789
Outils, Options, onglet Général, Style de référence L1C1.
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Afficher ou masquer le quadrillage gris clair, à l’écran
Outils, Options, onglet Affichage, Quadrillage... _______________________________________________________
Afficher ou masquer le quadrillage gris clair, sur papier
Fichier, Mise en page, onglet Feuille, Quadrillage…
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Voir à l’écran des points éloignés du même classeur
Fenêtre, Fractionner… glisser sur le trait de séparation proposé, puis se déplacer dans chaque volet… Voir aussi l’outil Appareil photo.
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Voir à l’écran plusieurs classeurs en même temps
Fichier, Ouvrir plusieurs fois pour mettre en mémoire les classeurs à afficher, puis Fenêtre, Réorganiser… Voir aussi l’outil Appareil photo.