1. Créer un modèle de lettre

Dans Writer, rendez-vous dans le menu Fichier, Enregistrer sous.

- Donnez un Nom à votre modèle.
- Dans Type, sélectionnez Modèle de texte ODF.

Enregistrez le modèle ou vous le désirez à l'aide du bouton Enregistrer.

Rendez-vous maintenant dans le menu Outils, Options. Dans la rubrique "Données d'identité", renseignez-y vos coordonnées complètes.

Ensuite, cliquez sur OK pour valider.

On va maintenant indiquer au logiciel d'utiliser vos coordonnées dans notre modèle.
Placez-vous dans le coin supérieur gauche du modèle, à l'emplacement prévu pour vos coordonnées dans la lettre. Puis rendez-vous dans le menu Insertion, Champ, Autres.

La fenêtre qui apparaît va nous permettre d'ajouter les champs que l'on désire voire apparaître dans notre document.

Sélectionnez Expéditeur, puis Prénom. Cliquez sur Insérer. C'est ajouter au modèle !
Tout en gardant cette fenêtre ouverte, ajouter un espace après le champ qui vient d'être ajouter.

Dans la fenêtre des Champs, sélectionnez Nom, puis cliquez sur Insérer. Le nom est ajouté à la suite dans notre document.

Passez à la ligne suivante, sélectionnez Rue dans la fenêtre des Champs, et cliquez sur Insérer.

Maintenant que vous avez compris le système, faites de même pour toutes les infos que vous désirez voire apparaître (votre adresse mail, numéro de téléphone,...).

Gros avantage de ce système, le modèle de document peut être utilisé par plusieurs personnes sans avoir à modifier à chaque fois les coordonnées de l'expéditeur, le logiciel insère automatiquement les infos renseignées dans sa configuration. Et ces informations sont différentes pour chaque compte utilisateur de la machine.

Pour l'adresse du destinataire, on va utiliser des champs de saisie. Les champs de saisie permettent de modifier rapidement les données via une boite de dialogue.

Placez-vous en dessous des champs de coordonnées. Dans le menu Insertion, pointez Champ, puis Autres.
Dans la fenêtre qui s'affiche, rendez-vous dans l'onglet Fonctions.

Dans Annotation Entrez : Nom Destinataire, puis cliquez sur le bouton Insérer.
Dans la boite de dialogue qui s'affiche, entrez de nouveau Nom Destinataire dans la zone de texte, puis validez à l'aide du bouton OK.

Il suffit maintenant de procéder de la même manière pour les autres champs du destinataire : rue, ville,... Une fois que c'est fait, sélectionnez tous les champs du destinataire et alignez les vers la droite à l'aide de la règle.

On peut aussi, un peu plus bas, ajouter un champ de saisie pour l'objet de la lettre.

On va maintenant ajouter un champ date, pour que la date du jour soit ajoutée automatiquement. Placez-vous là ou vous désirez ajouter la date dans le document, puis rendez-vous dans le menu Insertion, Champ, et sélectionnez Date. La date du jour est automatiquement insérée.

Pour changer de format, il suffit de double cliquer dessus, puis de choisir le format souhaité dans la liste.

On va maintenant insérer un champ de saisie pour le titre de la personne contactée. Placez-vous à l'endroit désirez, comme vu précédemment, insérer un champ de saisie intitulé Titre. C'est le même principe que pour les champs du destinataire.

Pour que la signature en fin de document soit automatiquement mise à jour en fonction du titre de la personne, on va ajouter une référence sur ce champ. Sélectionnez le Champ Titre, Rendez-vous dans le menu Insertion, ensuite Champ, puis Autres.
Dans l'onglet Références, sélectionnez Définir une référence.

Donnez "Titre" comme nom pour cette référence. Cliquez sur le bouton Insérer, puis sur le bouton Fermer.

Il vous faut maintenant tapez votre formule de politesse de fin de lettre en utilisant, avec par exemple, Monsieur comme titre.

Rendez-vous de nouveau dans le menu Insertion, ensuite Champ, puis Autres. Dans l'onglet Références, sélectionnez la référence Titre que nous avons créée précédemment. Dans Format, sélectionnez Texte de référence.

Et voilà, la formule de politesse sera automatiquement adaptée au titre de la personne.

Il vous reste maintenant à mettre en forme tout ça comme vous le désirez. Si une partie de la lettre est toujours le même, vous pouvez, bien entendu, l'insérer dans le modèle. Vous pouvez aussi ajouter un logo à votre document.

 

2. Utiliser un modèle.

On va rédiger un nouveau courrier à l'aide de notre modèle. Ouvrez Writer, ensuite, rendez-vous dans le menu Fichier, Nouveau, Modèles et documents.

 Sélectionnez le modèle que vous venez de créer.

Il faut maintenant remplir les champs avec les données de la lettre.

Pour activer le remplissage des champs, il faut utilisez la combinaison des touches suivantes : Shift (Touche Majuscule) + CTRL + F9
Dans la fenêtre qui s'ouvre, indiquez les données du champ dans la partie inférieur, puis cliquez sur le bouton Suivant pour éditer le champ suivant.
 

Lorsque vous aurez renseigné tous les champs, cliquez sur le bouton OK.

Et voila, votre document est à jour avec les nouvelles données ! Il ne reste plus qu'a rédiger le reste du document.

 Lorsque vous allez enregistrer votre document, veillez à bien le faire sous le format Texte .ODT.